時間を捻出する3ステップを解説。すぐにできる具体な方法も紹介

仕事の生産性向上

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勉強・副業・趣味などの時間がほしいものの、仕事や子育てが忙しいとなかなか時間を確保できないこともありますよね。

本記事では時間を捻出するための手順や方法を、共働きで2児の子育てをしながら毎週半日〜1日自由な時間を確保している私が解説します。すぐに実践できる具体なやり方も紹介しているので、参考にしてみてください。

時間を捻出したいならまずは見える化。捻出する3ステップを解説

時間を捻出したい場合には以下の3ステップで行いましょう。

  1. 時間の使い方を見える化する
  2. 時間を捻出する目的と目標を明確にする
  3. 捻出する方法を決めて実行する

ここからは、各ステップでやることを解説します

ステップ1.現状の時間配分を見える化。使途不明な時間はゼロにしよう

現在の生活で何にどれくらい時間を使っているのか(時間家計簿)を把握しましょう。貯蓄をしたいのであればまず家計簿でお金を使い方を把握するのと同様に、まず現状を正しく把握するのが重要です。

人間の時間感覚は不正確なことが多いので、感覚にたよらずストップウォッチやスマホアプリなどを使って記録してください。記録する際は不明な時間がなくなるようにしましょう。使徒が不明な時間には対策がとれないので、ゼロになるまで把握してください。

以下は平日における時間家計簿(時間の使い方の内訳)の例です。何にどれだけ使っているのかが明確になります。なお、平日だけでなく休日も見える化するとよいでしょう。

家事1時間25分
育児2時間15分
食事1時間50分
運動10分
身支度・入浴1時間05分
仕事6時間15分
移動30分
休憩1時間15分
睡眠8時間15分
プライベート時間1時間00分
平日の時間家計簿の例

時間家計簿を作る際には以下のようにスケジュールを書いてから行うと、抜け漏れを防げます。

時間帯やっていること備考
5:00〜6:00自由時間
(読書・ブログなど)
プライベート:1時間
6:00〜6:15朝食準備家事:15分
6:15〜7:00朝食・朝食片付け食事:40分
家事:5分
7:00〜7:30身支度・洗濯身支度:20分
家事:10分
7:30〜8:00子どもと遊ぶ
子どもの身支度サポート
育児:30分
8:00〜8:15保育園に送る育児:5分
移動:10分
8:15〜11:45仕事・休憩
(25分+5分を7セット)
仕事:175分
休憩:35分
移動:0分
11:45〜12:00食器・洗濯物をしまう家事:15分
12:00〜12:30昼食・昼休み食事:15分
家事:5分
運動:10分
12:30〜16:30仕事・休憩
(25分+5分を8セット)
仕事:200分
休憩:40分
16:30〜17:00保育園・学童お迎え育児:10分
移動:20分
17:00〜17:30夕食準備家事:30分
17:30〜18:30夕食・夕食片付け食事:55分
家事:5分
18:30〜19:30家族だんらん育児:60分
19:30〜20:15入浴入浴:45分
20:15〜20:45読み聞かせ・就寝準備育児:30分
20:45〜5:00睡眠睡眠:8時間15分
平日のスケジュールの例

ステップ2.目的を明確にして捻出したい時間を決める

次に、時間を捻出する目的を明確にして、捻出したい時間の目標を決めてください

例えば、以下のようにして目標を設定します。

  • 資格取得のため、毎日2時間の勉強時間を確保したい
  • 副業のブログで稼ぐため、土日は1日1時間を捻出したい
  • 運動不足を解消するため、週に数回はフィットネスで1時間運動する時間を作りたい

現状の時間の内訳と目標の時間を比べて、目標に達していない場合は時間の使い方を見直す必要があります。例えば、勉強時間を1日2時間確保したいものの、現状1日30分だけであれば、1日あたり1時間半の捻出が必要です。

ステップ3.時間を捻出する方法を選んで実行しよう

捻出したい時間の目標が定まったら、捻出する方法を選んで実行するだけです。捻出する方法は取り組みやすさや捻出される時間を考慮して決めるとよいでしょう。

方法によっては自分に合わなかったり、捻出できる時間が少なかったりすることもあります。一つの方法がダメでも他の方法を試すなどして、試行錯誤をしましょう

捻出する具体的な方法は後述します。

時間を捻出する方法のダイジェストを紹介

時間を捻出する方法をすぐに知りたい人向けに、方法のダイジェストを以下に示します。各方法での考え方やより多くの具体例は後述するので、気になる部分だけでも読んでみてください。

時間を捻出する方法具体例
a. 移動時間・待ち時間を減らす・出社する日を減らし在宅勤務を増やす
・美容院・歯医者などは予約制の店を選ぶ
b.タスクを減らす
– b1.やらないことを決める・自分の発言が不要な会議には出席しない
・ニュース・SNSをだらだら見ない
– b2.タスクをほかの人に依頼する・資料作成に必要なリサーチは部下に依頼する
– b3. 余裕がない場合はタスクは断る・急な依頼は重要なタスクが遅れる点を伝えて断る
c.タスクにかかる時間を減らす
– c1.通常タスクの完成度は80点・社内向けの報告書・プレゼン資料は正しく伝わればOK
・料理は1週間で栄養バランスが取れていればOK
– c2.集中力を高める・定期的に休憩をとる
・集中する際はパソコン・スマホの通知をオフにする
– c3.タスクをやる時間帯を最適化・午前中に重要な仕事・思考が必要な仕事をする
・午後は会議や定型的な事務作業をする
– c4 便利なツールを活用・パソコンの辞書機能を使い定型文章をスピード入力する
・調理家電・ミールキットを使い少ない工程で料理する
d.スキマ時間・ながら時間を有効活用・電車を待つ5分間でメールチェックする
・運動中はオーディオブックを聴き、勉強時間にする

時間捻出の方法を紹介。具体例も解説

時間を捻出する方法はさまざまですが、以下の4つに分類されます。

  1. 移動時間・待ち時間を減らす
  2. 仕事や家事のタスクの数を減らす
  3. タスクにかかる時間を短縮する
  4. 移動時間やスキマ時間を有効に活用する

a.移動時間・待ち時間を減らす

多くの人が1日のかなりの部分を使っているのが移動時間・待ち時間です。移動中や待っている間にできることは限られるため、時間を捻出したいならまずは移動時間・待ち時間を短縮しましょう。

移動時間を削減する方法は例えば、以下のとおりです。

  • 出社する日を減らし在宅勤務を増やす
  • 買い物はネット通販を活用する
  • 保育園のお迎えをファミサポに依頼する
  • 職場の近くに引っ越す

私の場合、毎日在宅勤務であるため通勤の移動時間はゼロです。買い物はネット通販・生協を活用しているので、普段の買い物で移動時間はかかりません。平日の移動時間は子どもの送迎のみで30分程度に抑えられています。

待ち時間を削減する方法の例は以下のとおりです。

  • 買い物は店舗ではなくネット通販にして、レジを待つ時間をなくす
  • キャッシュレス決済で現金の利用を減らし、ATMの行例での待ち時間を減らす
  • 美容院・歯医者などは予約制の店を選び、待ち時間を減らす

b.タスクを減らそう

抱えているタスクの数を減らすのも家事・仕事の時間を短縮し、時間を捻出するのに有効です。タスクを減らすには、以下の3つの方法があります。

  1. 仕事・家事・プライベートでやらないことを決める
  2. 自分でなくてもできるタスクはほかの人に依頼する
  3. 時間に余裕がない場合は依頼されても断る

1.仕事・家事・プライベートでやらないことを決める

普段しているタスクのなかには実はやめても悪影響がないことが多くあります。そのような重要度が低いタスクを見つけてやめることで時間を捻出できます。

例えば、以下のような仕事をやめるとかなりの時間を捻出できます。

  • 自分の発言が不要な会議には出席しない
  • 重要度の低いメール・チャットで丁寧に返信しない

出席する会議は自分の発言が必要なものに厳選しましょう。情報共有だけの会議はでなくても困ることは少ないです。やめたときの悪影響が不安ならまずは1〜2週間試してみてください。問題なければ続ければよいですし、問題があれば元に戻せばよいだけです。

メールやチャットも件数が多いと時間がかかる作業なので、タスクを減らしましょう。時間をかけて返信するのは重要なクライアントなどに厳選し、そのほかのメール・チャットは了解などの一言で済ましましょう。

家事・育児・プライベートでやめても問題がないことの例は、以下のとおりです。

  • テレビをだらだら見ない(見たい番組だけ見る)
  • ニュース・SNSをだらだら見ない(時間を決めて見る)
  • 洗濯物はきれいにたたまない(カゴなどに入れるだけ)
  • アイロン・クリーニングをやめる(ノンアイロンの服を着る)
  • 洗濯物を干す・取り込むのをやめる(衣類乾燥機を使う)
  • 床掃除はしない(ロボット掃除機に任せる)
  • 在宅時に昼食は自分で作らない(宅配弁当を使う)
  • 麦茶づくりをやめる(水道水ですませる)

例えば、ニュースは見るのをやめるのは、時間捻出以外にもメリットがあり、デメリットはほとんどありません。以下の記事では、ニュースを見るのをやめたときの効果・デメリット、ニュース断ちの方法を解説しています。ニュースを見るのをやめて時間を捻出したい人は参考にしてみてください。

2.自分でなくてもできるタスクはほかの人に依頼する

部下がいるものの自分で仕事を抱え込んでしまい、毎日残業をしている人もいるでしょう。そんな場合は、自分でなくてもできる仕事は部下などに振りましょう。なお、仕事を依頼して対応してもらった際は感謝を忘れずに示してください。

部下に依頼する仕事の例は以下のとおりです。

  • 資料作成に必要なリサーチ
  • 議事録の作成
  • 会議の日程調整

職場内の人材が不足していて、部下などに仕事を振れない場合は外注することも検討しましょう。外注するならクラウドソーシングサービスを使ってもよいでしょう。クラウドソーシングでは単純な仕事から専門性が求められる仕事までを外注を安価に依頼できます。

3.時間に余裕がない場合はタスクを依頼されても断る

上司などから急な仕事の依頼をされることもあります。仕事で重要なタスクを抱えていて、いま時間の余裕がない場合は勇気を持って断りましょう。断る方法の例は以下のとおりです。

  • 依頼されたタスクをすると、取り組んでいる重要度の高いタスクが遅れる点を伝える
  • すぐにYesと言いがちな人は即答するのを避ける(例:スケジュールを確認してから回答すると伝える)
  • 今対応できないが、◯日後であれば対応できると回答する

断っても悪く思われないように、日頃から得意な部分で工数をかけずに上司などに協力しておくことも重要です。日頃の協力があれば今回はしょうがないと思ってくれる確率が高まります。

重要度の高い仕事で成果を出しているのを上司に認識してもらうこともスムーズに断るうえで重要です。重要度の仕事に専念してもらったほうが業績につながるなら、重要度の低い割り込みの仕事依頼は控えようと上司が考えるからです。 

c.タスクにかかる時間を減らす

ひとつひとつのタスクにかかる時間を減らすのも、時間の余裕を作るうえで有効です。タスクにかかる時間を減らすことで仕事や家事の時間を短縮できます。

1.最重要でないタスクは完成度を100点から80点に下げる

すべてのタスクで完璧を目指すと時間がかかるため、最重要でないタスクは80点を目指しましょう

社内向けの資料でも80点であれば15分で済む場合でも、100点だと1時間かかる場合があります。投下する時間と完成度は比例せず、凸型の曲線になることが多いです。追加で作業することで100点に近づくとしてもやめて、より付加価値の高いタスクに時間をさいた方が生産性は上がります。

80点でも問題ない仕事のタスクの例は以下のとおりです。

  • 社内向けの報告書
  • 社内向けのプレゼン資料

80点でも問題ない家事・育児の例は以下のとおりです。

  • おもちゃの片付け(分別せず大きめの箱にざっくり入れればOK)
  • 洗濯物の収納(取り出すときに見つかり、しわがなければOK)
  • 料理の献立(毎食ではなく1週間レベルで栄養バランスが取れていればOK)
  • 掃除は床がある程度きれいならOK(隅にあるホコリは気にしない)

2.集中力を高める

タスクをスピーディーに終わらせるには高い集中力を維持するのが重要です。集中力を維持するために、十分な睡眠をとったり、定期的に休憩をとったりするのが有効です。

  • 定期的に休憩をとる
  • 昼寝をする
  • 規則正しい生活をして、十分な睡眠をとる
  • 机など作業スペースに置くのは必要なモノのみにする
  • 集中する際はパソコンやスマホの通知をオフにする

机の上に関係ないモノがおいてあったり、集中して作業しているときにメールなどの通知があると、集中力が低下してしまいがちです。机上には必要なモノのみ置くようにし、パソコンは集中モードを設定するとよいでしょう。

3.タスクをやる時間帯を最適化する

複数のタスクがある場合、重要度が高いタスク、複雑な思考が必要なタスクは最も集中力が高まる時間帯に行いましょう。一方、定型的な作業が多いタスクは集中力が落ちる時間帯にします。

ほとんどの人は午前中のほうが眠気がなく集中力が高い傾向があります。そのため、午前中はアイデア出し、問題の分析、解決策の立案などの作業をするのがおすすめです。

一方、午後はチームメンバーと打ち合わせをしたり、メールの返信をしたり、定型的な事務作業をこなしたりするのにあてるとよいでしょう。メール・チャット対応はまとめてやり、タスクの切り替えを少なくすることもおすすめです。

4.便利なツールを使おう

便利なツールを使うことで自分がする作業を減らし、タスクにかかる時間を短縮するのもおすすめです。

便利なツールには、家電・AI・サービス・テンプレートなどがあります。例えば、仕事だと以下のように活用してみましょう。

  • キーボードの辞書を使い、メール返信の定型的な文章をスピード入力する
  • 音声入力を使い文章を入力する
  • 文章チェックに校正機能を使う
  • データ集計作業をExcelのマクロで行う
  • テンプレートを使って資料作成する

家事では以下のようにツールを活用しましょう。

  • 調理家電やミールキットを使って、少ない工程で料理をする
  • 食洗機を使って、食器の後片付け作業を省略する
  • 衣類乾燥機・ドラム式洗濯機を使って、洗濯物を干す・取り込む作業を省略する
  • 家計管理アプリを使い、家計簿を作る作業を減らす

d.スキマ時間・ながら時間を有効活用

スキマ時間にちょっとしたタスクをしたり、移動中などのながら時間にやりたいことをしたりできると、時間を捻出したの同じです。

例えば、以下のようにスキマ時間を活用するとよいでしょう。

  • 電車を待つ5分間でメールチェックする
  • 会議開始を待つ3分間でスケジュール・タスクの確認をする

細切れの時間でできるタスクをあらかじめリストアップしておくのがおすすめです。リストがあると、ちょっと時間ができたときにすぐに取りかかれます。

ながら時間は以下のように活用する方法があります。

  • 電車通勤時に講義動画の視聴や読書をして、勉強時間にする
  • 運動中・食事中はオーディオブックを聴き、勉強時間にする
  • 駅までの移動で早歩きをして運動時間にする

時間捻出する際の注意点

時間を捻出する際には、健康のための時間をけずらないようにして、予定を詰め込み過ぎないようにしましょう。ここからは、時間を捻出する際の注意点を解説します。

1.睡眠・運動など健康のための時間は削らない

時間を捻出したい人が睡眠時間を削ったり、運動の時間を削ったりしがちです。しかし、1日レベルで見ると時間は捻出できますが、長期的には生産性が低下し時間も失うため、やめましょう。

睡眠時間を削ると、翌日の集中力が大きく低下します。集中力が下がると仕事でミスが増えたり捗らなかったりして、仕事でより時間がかかってしまいます。私は過去に1日5時間半の睡眠時間でしたが、現在は1日8時間です。集中力は格段に向上しているのを感じます。

適度な運動は仕事の集中力を高めるのに有効です。運動時間を削ると、体力が低下したり、免疫が低下し感染症にかかったりするリスクも高まります。病気で数日休むことになったら、多くの時間を失うことになるでしょう。

2.何もしなくていい時間も確保する

時間を捻出してできた時間の一部は何もしなくてもよい時間にしましょう。すべての予定を詰め込みすぎると、急な予定が入ったときなどに対応できません。

例えば、急な予定が入ることは想像している以上にあります。上司が急に重要度の高い仕事を振ってくることがあります。小さな子どもが風邪などで登園できなくなると、数日は休む必要が生じることもあるでしょう。

スケジュールに余裕を持たせれば、急な予定が入っても対応が容易です。急な予定が入らなければ、自己啓発でスキルアップをはかったり、やりたいボランティアをしたりするなど、好きなことに時間を使えます。

さらに時間を捻出するなら職場での取り組みも検討

職場全体でタスクを減らしたり、タスクの時間短縮したりするのは、合意が必要になるものの大きな効果が見込めます

例えば、情報共有だけの会議をやめるには会議主催者や参加者の合意が必要です。社内資料の品質を80点にするには、部署などで認識を合わせないと難しいでしょう。しかし、合意するまでが大変なものの、実現できれば職場の人全員の時間を捻出できるため、効果が大きくなります。

時間捻出して生産性を上げるための取り組み例は以下のとおりです。

  • 会議の長さを30分単位ではなく、15分単位で設定する
  • ブレストのやり方を見直す
  • 情報共有だけの会議はやめ、メモを共有する
  • 同じ部署内での説明用にパワポの資料は作らない(見た目に時間をかけがちなため)
  • 部署全体で社内資料の品質は正しく伝わる80点であればOKにする(上司が細かい点にこだわると無駄に時間がかかるため)

すぐに時間を捻出したいなら時間を買うのがおすすめ

ここまでで時間を捻出する方法を解説してきましたが、ほとんどは習慣に関連するものです。習慣を変えて時間を捻出できるようになるまでは、ある程度の期間がかかってしまいます。しかし、すぐにでも時間を捻出したい人もいるのではないでしょうか。

以下の記事では、時間をお金で買う方法を解説します。お金をうまく使えば労力を抑えながら時間捻出が可能です。すぐに時間を捻出したい人はぜひ参考にしてみてください。

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