仕事が忙しくて遅くまで残業する日が続くと、時間的にも精神的にも余裕がなくなりますよね。なぜ余裕がなくなるのか、仕事で余裕を作るにはどうすればよいのか気になる人も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、仕事で余裕がなくなる原因とその対策を紹介。毎日の残業で疲れ切っていた状態から、子育て中でも余裕を持って仕事ができるようになった私が具体例も交えて詳しく解説します。
本記事を読めば、仕事で成果を出しつつも余裕を保てる糸口が見つかるはず。ぜひ最後までお読みください。
仕事で忙しくて余裕がないとどんな悪影響が生じる？
仕事で忙しくて余裕がなくなると、焦ってミスが増えたり、集中力が低下したりする悪影響が出ます。ここからは、仕事で余裕がないときに生じる症状を解説します。
焦ってミスが多くなる
期限が近づいているのにやることが多く残っているときなどは、焦ってしまいミスが多くなります。冷静に行えば短時間で問題なくできることでも、焦っているとミスをしてしまいがちです。
例えば、重要なメールを出す際に焦ってしまい、添付ファイルをつけ忘れたり、宛先を間違えたりすることがあります。また、メールで依頼された内容で、重要な情報を見落としてしまうこともあるでしょう。
ミスをすることでやり直しをしたり、周囲に謝ったりなどする必要が生じて、かえって時間がかかりさらに余裕を失うことにもつながります。
集中力が低下しやすい
仕事で余裕がないと、ストレスを感じて集中力が低下することがあります。
例えば、期限厳守の報告書をあと1時間で作成する必要があるシチュエーションを想定しましょう。急いで作成が必要なのに、報告書が遅れたらどうなるだろう、遅れたときの言い訳はどうしようなど、余計なことが気になって、報告書の作成に集中できなくなることもあります。
また、余裕がないにも関わらず、机上が散らかっているのが気になり、整理するのに時間をかけたことがある人もいるでしょう。
イライラしやすい
仕事で余裕がないとストレスを感じるため、イライラしやすくなります。
例えば、いつもは同僚が周りで雑談をしていてもさほど気にならないのに、仕事で余裕がないときは、雑談の声が聞こえるとイラッとしがちです。また、普段なら部下がミスをした場面でも冷静に対処できるのに、イライラしてしまい厳しい口調で指摘することもあるでしょう。
仕事のやる気が低下することもある
仕事で余裕がない状態が長期間続くと、やる気・モチベーションが低下することもあります。
例えば、余裕がなくて長時間労働が続いていると、疲労がたまり仕事の意欲が低下します。私も前職で新人だった頃、気乗りがしないプレゼンの準備で連日残業が続いたときは、出社するのがしんどいと感じたことがありました。
状況によってはうつになる場合もあるので、注意が必要です。
仕事で余裕がなくなる原因は？余裕をなくしやすい人の特徴も解説
仕事の量（タスクの数、タスクの難易度、タスクで求められる質）、仕事のスピード
自分の仕事量をコントロールできていない
仕事で余裕がなくなってしまう代表的な原因が、自分の仕事量をコントロールできていないことです。すべての仕事を完璧にこなそうとして定時内に仕事が終わらなかったり、すでにタスクを抱えているのに急に依頼された仕事を断れずにキャパオーバーになったりすることもあるでしょう。
完璧主義の人はすべてのタスクで100点を目指す重要でない部分にも時間をかけすぎてしまい、仕事をさばききれず余裕がなくなりがちです。また、重要な仕事に十分な時間をさけなくなり、同じ時間でも出せる成果が少なくなってしまいます。
仕事の依頼を断れない人も注意が必要です。重要な仕事を抱えていて忙しいときにも依頼を受けてしまうと仕事量が自分のできる範囲を超えて、余裕がなくなってしまいます。また、重要な仕事のアウトプットがいまいちになる点もデメリットです。
仕事量の見積もりが甘いと、仕事を引き受けすぎて忙しくなってしまう午前中に企画書作成を終えて、午後に上司から依頼された仕事をする予定が、企画書の作成だけで丸一日かかってしまい、残業する羽目になることもあるでしょう。
仕事のスキルが不足している
仕事で必要なスキルが不足している場合には、仕事のスピードが遅くなり、予定時間内に仕事が終わりません。なかなか仕事が終わらないと余裕がなくなりがちです。
例えば、Excelでアンケートの結果を分析してグラフにする作業を想定しましょう。Excelの機能や関数に精通していれば数分でできる作業でも慣れてないと30分以上かかることも。スキルによって仕事のアウトプットの質だけでなく、作業時間も大きく変わります。
周囲のサポートを得られない・得ようとしていない
周囲のサポートを得られないことも、仕事で余裕がなくなる原因です。例えば、クライアントごとに仕事を分担している場合、周りの人は余裕があるのに、自分だけ忙しい状況になることがあります。自分の仕事を手伝ってほしいときでも、担当が違うから協力を得られず、1人遅くまで残業する羽目になります。
周囲のサポートを得ようとしないことも、余裕がなくなる原因です。仕事ができる優秀な人のなかには、ほかの人より自分がやったほうが早いという理由ですべて自分でやろうとする人がいます。しかし、誰でもできるタスクも抱えこんでしまうと、自分の仕事量が増え仕事の余裕がなくなり、重要なタスクにも悪影響が生じるでしょう。
定期的に休憩を取らない
忙しくて休憩を取る暇もないという人もいますが、休憩を取らないのは仕事の余裕を減らす原因です。休憩を取らないと集中力が低下したり、頭の回転が悪くなったりしてタスクを完了させるまでの時間が長くなるため、仕事の余裕が減ります。
仕事の余裕がある人は休憩を取ることで生産性が上がり、ますます休憩を取る余裕ができます。一方、仕事の余裕がないからといって休憩を取らないでいると、生産性が低下し、休憩を取る余裕がさらに少なくなってしまうでしょう。
睡眠不足
睡眠不足も仕事で余裕がなくなる原因です。睡眠が不足していると、集中力や思考力が低下して、タスクをするのに時間がかかります。
例えば、込み入った状況を整理したり、多数の情報を整理したりするなど、複雑な思考が必要な作業は睡眠が不足していると捗りません。時間に余裕がなくなると睡眠を削って作業する人もいますが、翌日以降の作業効率が大きく低下するので、長期的には時間の余裕がなくなりやすいでしょう。
仕事で余裕がないときの対処法は？
仕事で余裕がないと感じたら、自分の仕事量をコントロールしたり、スキルアップに時間をかけたりするのが有効です。ここからは、仕事で余裕がないときの対処法を解説します。
仕事が多いと感じるなら自分の仕事量をコントロールしよう
仕事が多くて余裕がないと感じているのであれば、自分の仕事量を自分でコントロールしましょう。ここでは、仕事量をコントロールする具体的な方法を紹介します。
スケジュールに余白を確保する
スケジュールにはあらかじめ余白を確保しておきましょう。この余白の時間は何でも自由に使える時間で、用途はスキルアップに使う、部下の指導する、休みをとってリフレッシュするなど、何でもOKです。余白を確保することで、やるべき仕事を余白以外の時間にするよう工夫する習慣が生まれます。
仕事を多く抱えている人のなかには、自分のスケジュールがやるべきタスクでぎっしり埋まっている人もいます。しかし、タスクが想定より時間がかかってしまったり、想定外のタスクを依頼されたりすることもあるため、スケジュールに余裕がないと残業をすることになり、仕事で余裕が確保できません。
Outlookなどでスケジュールを社内で共有している場合は、空白の予定を入れてブロックしておきましょう。スケジュールが空いていると会議を入れられたりすることがありますが、何かしら予定が入っていればその時間に会議を入れられるのを防げます。
「余白」は週1でも月１でもよいので定期的に確保してください。週単位で仕事のスケジュールを組んでいるのであれば、週に1回確保するのがおすすめです。ちなみに、私は金曜日の午後に「余白」を確保しています。
タスクに優先度をつけて取捨選択をする
仕事で余裕がない人は複数のタスクを抱えていることも多いでしょう。自分のスケジュール内でさばききれそうにないのであれば、タスクに優先度をつけて取り組みましょう。優先度の低いタスクを捨てることで仕事量を抑えられます。
優先度をつけるにはタスクの重要度と緊急度を決めて、以下のとおり判断します。重要度は自分がやりたいことかどうか、成果につながるかどうかに基づいて判断するとよいでしょう。緊急度は期限が迫っているかどうかで判断してください。
| 優先順位 | 重要度 | 緊急度 | タスクの例 | タスクへの対処 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 重要 | 緊急 | ・クレーム対応 | 最優先で取り組む |
| 2 | 重要 | 急がない | ・部下の指導 ・スキルアップ | 一定時間を確保して 取り組む |
| 3 | 重要でない | 緊急 | ・報告書作成 ・メール対応 | かけられる時間内で 80点を目指す |
| 4 | 重要でない | 急がない | ・文書の整理 | 余裕があればやる |
なお、重要だけど急がないタスクは、重要でないが緊急性が高いタスクより優先すべき点は覚えておきましょう。与えられた時間内で成果を出したいのであれば、重要度で判断してください。
キャパ以上なら仕事は断ろう
自分のスケジュールで余白を確保し余白以外の期間で対応が難しい場合、依頼された仕事は原則断りましょう。依頼された仕事を断るのは勇気がいりますが、それは慣れるまでです。
現在抱えている仕事よりも、急遽依頼された仕事のほうが重要度が高い場合には、依頼された仕事を引き受け、現在抱えている仕事の期限を遅らせるか、ほかの人に依頼するかなどを検討しましょう。対応に迷ったら上司に相談してみてください。
重要でない仕事は80点を目指す
重要でない仕事は80点を目指し、決して100点を目指さないようにしましょう。ほとんどの仕事ではかけた時間とアウトプットの質は比例しません。30分の作業でゼロから80点にできても、100点にするにはさらに30分以上の時間がかかることがほとんど。
例えば、報告書作成であれば、絶対に伝えるべき重要なパーツのみ注力し、それ以外は誤字脱字などを無視して一気に書き上げます。
タスクにかかる時間を正しく見積もる
スケジュールを立てる際には、取り組む予定のタスクにどのくらい時間がかかるかをできるだけ正確に見積もりましょう。正確に見積もるには、各タスクにどれくらいの時間がかかっているのかをアプリやストップウォッチで記録するのがおすすめです。
人間の時間間隔はあてにならないことが知られているので、感覚で見積もるのはやめましょう。
タスクの時間をアプリで記録するならToggle trackがおすすめです。使いやすく、週単位で何にどれくらい時間を割いたかが一目瞭然です。
仕事量を減らせないか上司に相談するのも手
会社員で仕事量を自分でコントロールできないのであれば、上司に相談するのも手です。仕事を振っているのが上司であれば、上司の協力が欠かせません。
相談する際は、自分でできる打ち手をすべてしたものの、仕事をすべてこなせない点を伝えましょう。上司のなかには、努力不足で片付けられることもあるので、自分では手に負えない点を理由とともに伝えるのが有効です。
スキル不足で仕事に時間がかかるならスキルアップにも時間を使おう
自分のスキル不足で仕事のスピードが遅いと感じている場合には、スキルアップにも取り組みましょう。スキルアップは資格取得などに限定されません。ツールの使い方を習得することで仕事のスピードアップができるのであれば、立派なスキルアップです。
どんなスキルアップが必要かは、自分がどんな作業で時間がかかっているのかの把握が欠かせません。自分の作業を記録し、時間短縮を図る方法を探してみましょう。同僚などで仕事が速い人にヒアリングしてみるのも手です。
周囲との協力関係を構築しよう
仕事を自分で抱えこんで余裕がなくなっているのであれば、同僚などと協力体制を構築しましょう。協力体制を構築するうえでは、自分が何をして、周りの人に何をしてもらうのかの線引きが重要です。
ここでは、周囲との協力体制構築のポイントを解説します。
得意な部分で周囲からの依頼に応えて、短時間で恩を売ろう
継続的にまわりの人からサポートを得たい場合には、周囲からの依頼に応えることが不可欠です。周囲の人からの依頼に応えることで、こちらからの依頼もお願いしやすくなります。
周囲からの依頼に応える際には、自分の得意な部分で行うのがおすすめです。得意な作業であれば、短時間でも相手に大きな貢献ができるでしょう。
例えば、あなたがアイデア出しが得意なのであれば、同僚が新商品の企画を出すのに協力しましょう。IT系のツールを使うのが得意なら、同僚が使い方がわからなくなった際にサポートしましょう。自分はたいした労力をかけなくても、相手には大きな貢献ができます。
自分の能力を活かせるタスクに注力し、それ以外はほかの人に任せよう
ほかの人に仕事を任せる際は、自分が得意でない非コア業務を任せるようにしましょう。
例えば、アイデア出しが得意だけどさまざまな情報を整理するのが苦手なら、新製品の企画出しの会議で多くのアイデアを出すのに注力し、出てきたアイデアを整理したり議事録をまとめたりする作業はそれが得意な人に任せてください。
不得意なタスクはどうしても時間がかかってしまいます。自分の得意な部分、能力を活かせる部分に取り組み、不得意な部分をほかの人にまかせることで、個人および組織の生産性が大きく向上するはずです。その結果、個人にも組織にも余裕が生まれるでしょう。
集中力・モチベーションを高める習慣を身につけよう
仕事のタスクをスピーディーに効率よく進めるには、集中力・モチベーションを高めるのが有効です。ここからは、集中力・モチベーションを高める習慣を解説します。
定期的に短時間の休憩をとる
仕事をしているとだんだん疲労がたまってきて、集中力が徐々に低下します。集中力の低下を防ぎたいのであれば、疲れる前に定期的に休憩を取りましょう。
集中力を維持する方法には25分作業したら5分休憩をとるポモドーロテクニックが知られています。私も実践して集中力を比較的長く維持でき、仕事もスピーディーに進められると感じています。
休憩中はコーヒーを飲む、ストレッチをする、瞑想するなどがおすすめです。なお、脳を休ませるのが目的なので、スマホやパソコンを見るのは避けましょう。
十分な睡眠時間を確保し、規則正しい生活をしよう
仕事を速くこなすために十分な睡眠を取りましょう。睡眠不足の状態と十分な睡眠を取った状態ではパフォーマンス全然違います。
私もかつては5.5〜6時間睡眠でしたが、現在では7.5～8時間の睡眠を確保しています。十分な睡眠を取っていると、日中眠くなることはありません。午前中は頭が冴えていますし、午後になっても仕事をスピーディーに進められるのを実感しています。
休暇は先に計画に組み込む
年に数回はまとまった休暇を取るのも、仕事のモチベーションを高めるのに有効です。長期休暇は年始や年度始めに計画を立て、それを前提に仕事を進めるとよいでしょう。
長期休暇中は旅行に行ったり、趣味に没頭したり、普段会えない友人と会ったりするとリフレッシュできます。休暇は余裕ができたら取るのではなく、余裕を作るために不可欠なものと覚えておきましょう。
忙しすぎる状況を改善できないなら転職も検討
自分で仕事量を減らしたり、仕事を速く進める方法に取り組んだりしても改善できない場合には、転職も検討しましょう。
いくら仕事の取捨選択や効率化に取り組んでも、仕事量が過剰だと感じるなら環境を変えることが必要です。環境を変えるには、勤務先で部署変更を申し出たり、転職したりすることも検討しましょう。
転職先によっては状況が改善するどころか悪化する場合もあります。転職するのであれば、転職先に求める条件をよく整理して改善できる会社を見つけましょう。
仕事に加えて家事・育児の時短にも取り組もう
仕事で余裕がない場合は、家事・育児の負担を軽減することも検討しましょう。仕事の残業を減らせなくても、家事や育児の時間を短縮できれば、時間の余裕につなげられます。
以下の記事では、仕事・家事・育児で時間の余裕を作る方法を解説しています。仕事・家事・育児の両立で余裕がない人はぜひ参考にしてみてください。
